Het Nederlands Veteraneninstituut is een stichting die zich inzet voor de erkenning en waardering van Nederlandse oorlogsveteranen. De organisatie is in 2021 gefuseerd vanuit zes organisaties en geeft uitvoering aan de Veteranenwet. Naast het bieden van begeleiding, advies en ondersteuning, organiseert het instituut activiteiten en educatieve programma’s om zo veteranen het respect te geven dat zij verdienen vanuit de gehele samenleving.

Veteraan in de Klas

Het Nederlandse Veteraneninstituut heeft als missie de erkenning en waardering tegenover veteranen te vergroten. Een van manieren waarop ze dat doen, is met het programma ‘Veteraan in de Klas’. Voor dit programma gaan veteranen bij scholen op bezoek om in een gastles hun persoonlijke ervaringen te delen. Zowel in het basisonderwijs, middelbaar- als beroeps- en hoger onderwijs kan men zich voor zo’n gastles aanmelden. Zo’n 250 veteranen zetten zich hier jaarlijks op vrijwillige basis voor in, waarmee een indrukwekkend aantal van 55.000 jongeren wordt bereikt.

Scholen konden zich aanvankelijk aanmelden via een Excelformulier, maar omdat dat erg tijdrovend was, ontstond het plan om een digitaal plannings- en registratiesysteem te ontwikkelen. Hiervoor werd het IT-consultancyteam van Transfer Solutions ingeschakeld. Het resultaat is een multi-inzetbare Oracle APEX applicatie in de Oracle Cloud. De toepassing heeft als doel om alle vrijwilligers die gastlessen willen vormgeven goed te kunnen inplannen. Tegelijkertijd ontlast het ook de coördinatoren, waardoor die meer tijd en aandacht kunnen besteden aan de vrijwilligers en het ontwikkelen van nieuwe leermiddelen.

Heel veel kansen

Het Nederlandse Veteraneninstituut is erg tevreden met deze applicatie, zogenoemd ‘HELIOS’. Pascal Bobbe, Coördinator Educatie: “De applicatie creëert heel veel kansen. De planning en registratie is geheel geautomatiseerd, waardoor we efficiënter te werk kunnen gaan. Vrijwilligers kunnen inzien welke gastlessen er op de planning staan en zich daarvoor inschrijven. Ze hebben zelf de verantwoordelijkheid en dat helpt enorm omdat het overzicht creëert. Bovendien maakt het digitaal inzichtelijk wat we precies doen. We genereren data en daar kunnen we ook trends in ontdekken. We kunnen daarmee meer als instituut optreden, omdat we nu beter concreet kunnen maken wat die erkenning en waardering precies omvat en hoe we soortgelijke initiatieven kunnen ondersteunen.”

Door die datagedreven aanpak kan het Nederlands Veteraneninstituut ook voorspellen waarnaar vraag is. Bobbe: “We kunnen nu bijvoorbeeld zien dat er in het voortgezet onderwijs veel vraag is naar het dilemmaprogramma, een onderdeel van ‘Veteraan in de Klas’. Hierdoor weten wij dat we dat misschien moeten doortrekken naar het primair onderwijs. Scholen kunnen daarnaast ook thema’s selecteren, wat betekent dat we kunnen zien waarop we tijdens de gastles kunnen inspelen.”

Naast een kwantitatieve verbetering brengt de applicatie ook andere voordelen met zich mee. “Er is een coachingstool ingebouwd, zodat ook de kwaliteit kan worden vergroot. En die kwaliteit heeft ook weer direct invloed op de kwantiteit. Kwalitatief goede gastlessen smaken immers naar meer,” vertelt Bobbe.

Erkenning en waardering overzichtelijk gemaakt

Aangezien de toepassing met veel succes wordt gebruikt, wil het Nederlands Veteraneninstituut de applicatie verder ontwikkelen tot planningssysteem voor alle afdelingen en activiteiten. Bobbe: “Omdat het zo inzichtelijk en gemakkelijk is, en wij als organisatie willen groeien, willen we ook alle andere vrijwilligers die bij het Nederlands Veteraneninstituut werken er gebruik van laten maken. Ik denk dat heel goed is om alle gegevens van activiteiten die de erkenning en waardering versterken centraal te registreren. Ook om de visie en doelstellingen van het Nederlands Veteraneninstituut uit te dragen. Bovendien wordt er met de data overzichtelijk gemaakt wat er wordt georganiseerd voor erkenning en waardering. Dat is niet alleen handig voor de vrijwilligers zelf, maar ook waardevol voor het aantonen wat er allemaal al is gedaan en bereikt. Bijvoorbeeld voor de directieraad van het instituut of de Tweede Kamercommissie voor Defensie.”

Hoge mate van beveiliging

Een belangrijk aspect in de doorontwikkeling van de applicatie was de beveiliging van de gegevens. Die hoge mate van beveiliging wordt gewaarborgd door beheerder Transfer Solutions. Zij zijn verantwoordelijk voor het implementeren van updates. Zo is de applicatie al enige tijd geleden overgezet van de Oracle Cloud Classic naar OCI, de Oracle Cloud Infrastructure in Amsterdam, wat de meest veilige public cloud is die Oracle aanbiedt.

De verdere professionalisering en implementatie op grote schaal is onderdeel van de toekomstplannen van het Nederlands Veteraneninstituut. Maarten Brauns, Manager Informatievoorziening en IT: “Vanuit het Nederlands Veteraneninstituut en haar opdrachtgever Defensie leeft de wens om meer grip te krijgen op de kwaliteit en kwantiteit van diensten. We willen deze goed mogelijk laten passen en meten op basis van de strategische doorontwikkelingen en fusiedoelstellingen. Zo neemt de cohesie in activiteiten en besluiten verder toe.”

Professionalisering van processen
“Zowel de taken als de systemen van het Nederlands Veteraneninstituut gaan we verder integreren en professionaliseren. Zo werken wij toe naar een geïntegreerde architectuur om te voorkomen dat we functioneel overlappende systemen hebben. We willen informatie-uitwisseling die zoveel mogelijk geautomatiseerd is. Bovendien moeten de gegevens van hoge kwaliteit en veilig zijn,” vertelt Brauns.

Brauns: “Als je die plannen wil door ontwikkelen, moet je dat borgen in een professioneel proces. De uitdaging is om goed met elkaar in gesprek te blijven: wat wil de doelgroep en hoe kunnen we dat doen en aanbieden wat past bij onze doelstellingen en doelgroepen. “. Het is cruciaal om extern te valideren of wat wij willen doen, met de techniek die Transfer Solutions ons biedt, ook daadwerkelijk onze processen ondersteunt met de juiste informatievoorziening. En dat is een compliment aan Transfer Solutions, dat zij echt meedenken op basis van de businessvraag die er ligt en daarin sterk kunnen adviseren. Wij werken vanuit een regiemodel richting IT-leveranciers. Wij willen graag op hen kunnen vertrouwen en het helpt ons als zij ons begrijpen in wat we doen en willen. Dat is een enorme kracht in deze samenwerking.”