Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is een onderdeel van het Ministerie van Justitie en is een grote en complexe organisatie. Veel van het werk dat DJI verricht, vindt plaats achter de dikke muren van de justitiële inrichtingen en is daardoor voor de samenleving onzichtbaar. Dat geldt in het bijzonder voor de informatievoorziening van deze organisatie: complex, minder zichtbaar maar daardoor niet minder belangrijk. Het goed functioneren van de organisatie is afhankelijk van een goede ICT-omgeving en goed opgeleide gemotiveerde medewerkers. Met meer dan honderd vestigingen verspreid over het land en zo’n 19.000 medewerkers is Dienst Justitiële Inrichtingen DJI één van de grootste organisaties van Nederland.

Het Shared Service Center ICT (SSC-I) is de ICTuitvoeringsorganisatie van de DJI. SSC-I verzorgt de ontwikkeling en het beheer van de applicaties, infrastructuur en werkplekken. Ongeveer 700 medewerkers zorgen ervoor dat de DJI continu de beschikking heeft over functionele, effectieve en gebruiksvriendelijke ICT-toepassingen.

Uitdaging
Op de beheerafdeling van het SSC-I werkt een team van Oracle-beheerders. De beschikbaarheid van systemen is van groot belang. Er zijn systemen binnen de organisatie waarvoor een gegarandeerde oplostijd van 4 uur geldt. Het SSC-I heeft er een paar jaar geleden voor gekozen om naast het gebruik van Progress ook Oracle-database technologie te gaan gebruiken. Deze Oracle-omgeving kan groot en complex genoemd worden. Medewerkers van DJI hebben in het verleden bij een Oracle-opleider een groot aantal standaardcursussen gevolgd om de Oracle-omgeving zelf te beheren. De opleiding bestond uit losse modules. De onderlinge samenhang en toepassing van deze kennis in de SSC-I praktijk vormden geen onderdeel van deze opleidingen.

Externe medewerkers hebben aan de basis gestaan van de complexe Oracle-omgeving bij DJI. Omdat SSC-I afscheid wilde nemen van deze externe medewerkers hebben eigen medewerkers de verantwoordelijkheid voor deze Oracle omgeving op zich genomen.

Oplossing
Transfer Solutions heeft de medewerkers geholpen bij de verdere professionalisering van het team en het verkrijgen van meer diepgaand inzicht in de eigen Oracle-omgeving. Binnen het team werd een kennismatrix gehanteerd. Aan de hand van deze kennismatrix en een intake met het hele team heeft Transfer een begeleidings- en kennistraject opgesteld. In ongeveer 15 tweewekelijkse sessies is het hele team door een docent van Transfer Solutions begeleid.

Resultaat
Het opleidingstraject van Transfer Solutions heeft allerlei bijeffecten gehad op verschillende gebieden.

Faaij: ‘De medewerkers zijn gegroeid en iedereen uit dit op een andere manier. Medewerkers nemen hun verantwoordelijkheid in de uitvoering van het werk. Medewerkers trekken zelf de dagelijkse stand-up meeting en pakken zelfstandig OCP-trajecten op. Het team heeft meer kennis en we kunnen medewerkers nu sneller en op meer zaken inzetten. We werken efficiënter en effectiever. Dit levert SSC-I een besparing in de kosten op. De noodzaak tot inhuur van externe medewerkers is minder geworden. Het bijzondere aan het traject is dat de medewerkers voornamelijk hebben geleerd door ervaring op te doen, door daadwerkelijk zaken uit te voeren en niet door te leren uit een boekje’.

Manager Beheer DJI, Jules Faaij over het cursustraject: ‘Transfer Solutions voerde een echt taylor made traject uit en dat was de kracht. De docent is een begrip in de Oracle-wereld, en dat wekte vanaf het begin direct een groot vertrouwen. Dit traject heeft onze medewerkers veel kennis en vooral vaardigheden gebracht. De opgedane kennis wordt echt toegepast.’